Bir işletmenin rotasını belirleyen pusula neyse, Kalite Yönetim Sistemi (KYS) için Kalite Politikası da odur. Çoğu zaman sadece denetimlerde gösterilmek üzere duvara asılan bir metin sanılsa da, ISO 9001 standardına göre politika; hedeflerin belirlendiği, stratejinin çizildiği ve üst yönetimin taahhüdünü içeren canlı bir dokümandır.
Peki, standart kalite politikasını nasıl tanımlar ve bir politika metninde olmazsa olmaz maddeler nelerdir?
Kalite Politikası Nedir?
TS EN ISO 9001:2015 standardına göre Kalite Politikası; üst yönetim tarafından resmi olarak oluşturulan, kuruluşun amaçlarına uygunluğunu beyan eden, uygulanabilir şartları ve sürekli iyileştirmeyi taahhüt eden üst düzey bir bildirimdir.
Bu politika, kuruluşun kalitesini yönetmek için genel niyetini ve yönünü ifade eder. Kalite hedefleri bu politikanın çizdiği çerçeveye göre belirlenir. Yani politika “nereye gitmek istediğimizi”, hedefler ise “oraya ne zaman ve nasıl varacağımızı” söyler.
Kalite Politikası Nasıl Oluşturulur? (Madde 5.2.1)
Standart, politikanın rastgele yazılmış süslü cümlelerden oluşmasını kabul etmez. Madde 5.2.1 gereği, üst yönetim kalite politikasını oluştururken şu 4 temel şartı karşılamalıdır:
1. Kuruluşun Amacına ve Bağlamına Uygunluk: Politika, kopyala-yapıştır olmamalıdır. Kuruluşun stratejik yönünü desteklemeli ve içinde bulunduğu bağlama (sektör, büyüklük, riskler) uygun olmalıdır.
2. Hedefler İçin Çerçeve: Kalite hedeflerinin belirlenmesi için bir referans noktası (çerçeve) sağlamalıdır.
3. Uygulanabilir Şartlar Taahhüdü: Müşteri şartlarını, yasal mevzuatları (birincil ve ikincil mevzuat) ve standart şartlarını yerine getirme sözü vermelidir.
4. Sürekli İyileştirme Taahhüdü: Kalite yönetim sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirileceğine dair açık bir taahhüt içermelidir.
Politikanın Duyurulması ve İletişimi (Madde 5.2.2)
Mükemmel yazılmış bir politikanın çekmecede durması, ISO 9001 açısından büyük bir uygunsuzluktur. Madde 5.2.2 uyarınca kalite politikası:
• Dokümante Edilmiş Bilgi olarak mevcut olmalı ve sürekliliği sağlanmalıdır.
• Kuruluş içerisinde duyurulmalı, anlaşılmalı ve uygulanmalıdır.
• Uygun şekilde, ilgili tarafların (müşteriler, tedarikçiler, halk vb.) erişimine açık olmalıdır.
Liderliğin Rolü ve Farkındalık
Kalite politikası, Kalite Müdürünün değil, Üst Yönetimin sorumluluğundadır. Madde 5.1.1 gereği üst yönetim, politikanın oluşturulmasını ve kuruluşun stratejik yönü ile uyumlu olmasını güvence altına alarak liderlik göstermelidir.
Ayrıca Madde 7.3 (Farkındalık) gereği; kuruluşun kontrolü altında çalışan kişiler, kalite politikasının farkında olmalıdır. Bu, çalışanların politikayı ezberlemesi gerektiği anlamına gelmez; politikanın işlerine olan etkisini ve sisteme katkılarını anlamaları gerektiği anlamına gelir.
——————————————————————————–
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
S1: Kalite Politikasını kim yazar? ISO 9001 Madde 5.2.1’e göre kalite politikasını Üst Yönetim (Genel Müdür, Yönetim Kurulu, Patron) oluşturmalı, uygulamalı ve sürekliliğini sağlamalıdır. Kalite birimi taslağı hazırlasa bile, nihai onay ve sahiplik üst yönetime aittir.
S2: Çalışanlar politikayı ezbere bilmek zorunda mı? Hayır. Standart, politikanın kuruluş içerisinde “anlaşılmasını” ve çalışanların bunun “farkında olmasını” ister. Denetçiler ezber kontrolü yapmaz; çalışanın politikanın ana fikrini (örn: müşteri memnuniyeti, hatasız üretim) bilip bilmediğini sorgular.
S3: Kalite politikası sözlü olabilir mi? Hayır. Madde 5.2.2 (a) bendi, politikanın “dokümante edilmiş bilgi” olarak mevcut olmasını şart koşar. Yazılı bir belge, web sitesi metni veya el kitabı içinde bir bölüm olabilir.
S4: Politikada “Sürekli İyileştirme” yazmazsa ne olur? Bu bir eksikliktir. Madde 5.2.1 (d), politikanın “kalite yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesi için bir taahhüt içermesini” zorunlu kılar.
S5: Politika ne sıklıkla değiştirilmelidir? Standart kesin bir süre vermez ancak politikanın “sürekliliğinin sağlanmasını” ister. Genellikle yılda en az bir kez yapılan Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarında politikanın güncelliği değerlendirilir ve gerekirse (strateji değişikliği, yeni pazarlar vb.) revize edilir.
——————————————————————————–
Sonuç
ISO 9001 Kalite Politikası, bir zorunluluktan öte, kuruluşun kaliteye bakış açısını gösteren bir manifestodur. Üst yönetimin liderliğinde hazırlanan, stratejik hedeflerle uyumlu ve tüm çalışanlar tarafından benimsenmiş bir politika, başarılı bir Kalite Yönetim Sistemi’nin temelidir.