ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’ni uygulamak isteyen kuruluşların en sık sorduğu sorulardan biri “Eğitimler kaç saat sürmeli?” sorusudur. Ancak standardın metni incelendiğinde, dakika veya saat bazlı bir zorunluluk olmadığı görülür.
TS EN ISO 9001:2015, eğitimi bir prosedür olarak değil, personelin yetkinliğini sağlamak için bir araç olarak görür. İşte standarda göre eğitim süresi ve yetkinlik yönetimi hakkında bilmeniz gerekenler.
1. Standart “Saat” Değil, “Yetkinlik” Talep Eder
ISO 9001:2015 standardının Madde 7.2 (Yetkinlik) başlığı altında süreye dair herhangi bir sayısal ifade bulunmaz. Bunun yerine kuruluşun şu adımları izlemesi zorunludur:
• İhtiyacı Belirleme: Kalite yönetim sisteminin performansını ve etkinliğini etkileyen, kendi kontrolü altında çalışan kişilerin gerekli yetkinliğini belirlemelidir.
• Yetkinliği Sağlama: Uygun eğitim, öğrenim veya tecrübeleri temel alarak bu kişilerin yetkin olduğunu güvence altına almalıdır.
Yani, personelin yetkinliği 1 saatlik bir eğitimle sağlanabiliyorsa 1 saat yeterlidir; ancak karmaşık bir süreç için günlerce eğitim gerekiyorsa süre buna göre ayarlanmalıdır.
2. Sadece Eğitim Vermek Yetmez: “Etkinlik” Ölçülmeli
Birçok firma eğitimi verip imza listesi oluşturmayı yeterli görür. Ancak standart, eğitimin sonucuna odaklanır. Madde 7.2 (c) bendi gereği kuruluş; ihtiyaç duyulan yetkinliğin kazanılması için gerekli faaliyetleri yapmalı (eğitim vb.) ve bu faaliyetlerin etkinliğini değerlendirmelidir. Eğitim 100 saat sürse bile, çalışan işini doğru yapamıyorsa (etkinlik sağlanamamışsa), standarda göre bu eğitim yetersizdir.
3. Farkındalık Eğitiminin Kapsamı Nedir?
Eğitimlerin süresini belirlerken, içeriğin standardın Madde 7.3 (Farkındalık) şartlarını karşıladığından emin olunmalıdır. Çalışanlar şunların farkında olmalıdır:
• Kalite politikası.
• İlgili kalite hedefleri.
• İyileştirilmiş performansın faydaları dâhil, kendilerinin kalite yönetim sisteminin etkinliğine katkıları.
• Kalite yönetim sistemi şartlarının yerine getirilmemesinin etkileri.
4. Eğitim Kılavuzu: ISO 10015
Eğer kuruluşunuz eğitim süreçlerini nasıl yapılandıracağı konusunda daha detaylı bilgiye ihtiyaç duyuyorsa, ISO 9001 standardı referans olarak ISO 10015 (Kalite yönetimi – Eğitim için kılavuz) standardını işaret eder. Bu kılavuz, eğitimle ilgili hususların belirlenmesinde yardımcı olur,.
——————————————————————————–
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
S1: ISO 9001 standardında zorunlu eğitim saati var mı? Hayır. Standartta (Madde 7.2) belirli bir saat zorunluluğu yoktur. Önemli olan sürenin uzunluğu değil, personelin işini yapabilecek yetkinliğe (beceri, bilgi, tecrübe) sahip olmasıdır,.
S2: Hangi personel eğitim almalıdır? Standarda göre, “kalite yönetim sisteminin performansını ve etkinliğini etkileyen” ve kuruluşun kontrolü altında çalışan kişiler yetkin olmalıdır. Bu, sahadaki operatörden üst yönetime kadar herkesi kapsayabilir.
S3: Eğitim aldığımızı nasıl kanıtlarız? Eğitim, öğrenim veya tecrübe kayıtları tutulmalıdır. Madde 7.2 (d) gereği kuruluş, “uygun dokümante edilmiş bilgiyi yetkinliğin kanıtı olarak muhafaza etmelidir”. Sertifikalar, katılım listeleri veya sınav sonuçları buna örnektir.
S4: “Yetkinlik” sadece eğitimle mi sağlanır? Hayır. Standart yetkinliğin temelini “uygun eğitim, öğrenim veya tecrübe” olarak tanımlar. Yani bir çalışan, eğitim almasa bile geçmiş tecrübesiyle o iş için yetkin kabul edilebilir; ancak bunun kayıtlarda gösterilmesi gerekir.
S5: Dışarıdan eğitim almak zorunlu mu? Hayır. Standart, yetkinliğin kazanılması için gerekli faaliyetlerin yapılmasını ister. Bu faaliyetler; mentörlük verilmesi, görev değişikliği, yetkin personelin işe alınması veya kurum içi/kurum dışı eğitimler olabilir.
——————————————————————————–
Sonuç
ISO 9001 eğitimlerinde sihirli bir “saat” sayısı yoktur. Standart, kuruluşlardan “Eğitim verdik bitti” demelerini değil, “Personelimiz bu iş için yetkindir ve bunun kanıtı buradadır” diyebilmelerini bekler.