Bir kuruluş ISO 9001 belgesi almaya karar verdiğinde, denetçilerin ilk inceleyeceği ve sertifikanızın üzerinde yer alacak metin “Kapsam” olacaktır. Peki, kapsamı kafamıza göre “tüm şirket faaliyetleri” diyerek geçiştirebilir miyiz? Kesinlikle hayır.
TS EN ISO 9001:2015 standardının Madde 4.3 (Kalite yönetim sisteminin kapsamının belirlenmesi) başlığı, bu sınırların nasıl çizileceğini net kurallara bağlamıştır. İşte ISO 9001 kapsamını belirlerken dikkat etmeniz gereken adımlar ve uygulanabilirlik (hariç tutma) kuralları.
1. Kapsamı Belirlerken Dikkate Alınması Gereken 3 Temel Unsur
Standardın 4.3 maddesine göre kuruluş, kapsamını oluşturmak amacıyla öncelikle kalite yönetim sisteminin sınırlarını ve uygulanabilirliğini belirlemelidir. Bu sınırları çizerken şu üç unsuru zorunlu olarak dikkate almalıdır:
- İç ve Dış Hususlar (Bağlam): Kuruluşun amacı ve stratejik yönü ile ilgili olan (Madde 4.1’de atıf yapılan) tüm iç ve dış hususlar (örneğin; pazar durumu, yasal şartlar, şirket kültürü).
- İlgili Tarafların Şartları: Müşteriler, tedarikçiler, devlet kurumları gibi (Madde 4.2’de atıf yapılan) ilgili tarafların ihtiyaç ve beklentileri.
- Ürün ve Hizmetler: Kuruluşun bizzat ürettiği veya sunduğu ürün ve hizmetlerin tamamı.
2. Kapsam Dokümanının İçeriği Nasıl Olmalıdır?
Belirlediğiniz kapsam sözlü bir ifade olarak kalamaz. Standart, kuruluşun kalite yönetim sisteminin kapsamının dokümante edilmiş bilgi şeklinde bulunmasını ve sürekliliğinin sağlanmasını şart koşar.
Hazırlayacağınız kapsam dokümanında şu bilgilerin yer alması zorunludur:
- Kapsanan ürün ve hizmet tipleri açıkça belirtilmelidir. (Örneğin: “Otomotiv yan sanayi için plastik enjeksiyon parçaları üretimi ve satışı”).
- Eğer standardın herhangi bir şartı kuruluş tarafından uygulanamaz olarak tayin edilirse, bunun gerekçesi mutlaka ifade edilmelidir.
3. “Uygulanabilirlik” ve Kapsam Dışı Bırakma (Eski Adıyla Hariç Tutma)
ISO 9001:2015 ile birlikte eski versiyondaki (ISO 9001:2008) “Hariç Tutma” terimi kaldırılmış, yerine “Uygulanabilirlik” kavramı getirilmiştir.
Standart, belirlenmiş kapsam dâhilinde şartlardan uygulanabilir olanların tamamının uygulanmasını zorunlu tutar. Ancak bir kuruluşa her madde uymayabilir. Standart bu konuda kuruluşa bir esneklik tanır: Kuruluş, bir şartın uygulanabilir olmadığına karar verebilir.
Ancak bunun çok katı bir kuralı vardır: Bu standarda uygunluk ancak; uygulanabilir olmadığı belirlenen şartların, ürün ve hizmetlerin uygunluğunu ve müşteri memnuniyetinin artırılmasını güvence altına alma kabiliyetinizi ve sorumluluğunuzu etkilememesi durumunda mümkündür.
(Örnek: Müşteriden gelen teknik çizime göre üretim yapan bir fason üreticiyseniz, “Madde 8.3 Ürün ve hizmetlerin tasarımı ve geliştirilmesi” şartını uygulamadığınızı gerekçesiyle birlikte belirtip kapsam dışı bırakabilirsiniz. Ancak “Üretim kontrolü” veya “Satın alma” gibi maddeleri kapsam dışı bırakamazsınız.)
——————————————————————————–
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
S1: Kapsam için “Kalite El Kitabı” hazırlamak zorunlu mu? Hayır. ISO 9001:2015 versiyonunda Kalite El Kitabı zorunluluğu kaldırılmıştır. Kapsamınızın “dokümante edilmiş bilgi” olarak (örneğin tek sayfalık bir belge, prosedür veya web sitenizde bir beyan) bulunması yeterlidir,.
S2: ISO 9001:2015’te “Hariç Tutma” (Exclusion) tamamen kalktı mı? Terminolojik olarak evet, “hariç tutma” kelimesi standarttan çıkarılmıştır. Ancak temel mantık “Uygulanabilirlik” (Ek A.5) başlığı altında devam etmektedir,. Kurumunuza uymayan maddeleri (örneğin tasarım faaliyetiniz yoksa Madde 8.3’ü) gerekçesini dokümante ederek uygulamayabilirsiniz.
S3: Kapsamı daraltarak bazı departmanları sistem dışında tutabilir miyiz? Kapsamı belirlerken sistemin sınırlarını siz çizersiniz. Ancak, kapsam dışı bıraktığınız departman (örneğin satın alma veya lojistik), müşteri şartlarını karşılayan ürün veya hizmetleri düzenli olarak sağlama yeteneğinizi doğrudan etkiliyorsa, standarda göre bu bölümü sistem dışında tutamazsınız.
S4: Kapsam dokümanında adres belirtmek zorunlu mu? Standartta açıkça “adres yazılmalıdır” şeklinde bir ifade bulunmasa da, “kalite yönetim sisteminin sınırlarının belirlenmesi” şartı koşulur. Şirketinizin birden fazla tesisi varsa, belgenin hangi lokasyonları ve hangi faaliyet alanlarını kapsadığını netleştirmek adına fiziksel sınırların (adreslerin) kapsam dokümanında belirtilmesi evrensel bir denetim kuralıdır.
——————————————————————————–
Sonuç
ISO 9001 kalite yönetim sisteminde kapsam belirlemek, firmanızın iç ve dış gerçeklerini (bağlamını), müşteri beklentilerini ve ürün yelpazesini harmanlayarak sisteminizin anayasasını yazmak demektir. Kapsamı doğru çizilmiş bir sistem, denetimlerde sorun yaşamanızı engeller ve kalite yönetiminin tam olarak şirketinizin iş modeline hizmet etmesini sağlar.