Suudi Arabistan Gıda ve İlaç Kurumu (SFDA) kayıtlarında yapılan hatalı yapılandırmalar, yalnızca başvuru sürecini durdurmakla kalmaz, aynı zamanda ürünlerin gümrükte bekletilmesine (customs holds) neden olur. Şirketlerin karşılaştığı en yaygın beş yapılandırma hatası ve bunların sevkiyat süreçlerine doğrudan yansımaları aşağıdadır:
1. Ürünlerin Yanlış Tesise Bağlanması Şirketler portalda SKU’ları yanlış “İşletme” (Establishment) hesabına bağladığında, bu durum ithalat aşamasında ciddi sorunlar yaratır.
- Sevkiyat Sonucu: Başvurular tesis kanıtı talebiyle geri döner veya ithalat sırasında gümrük memurları tarafından sorgulanarak sevkiyatın bekletilmesine neden olur.
2. Portal ve Etiket Arasında GTIN/SKU Uyuşmazlığı Portal kaydındaki veriler ile ürün etiketi veya fatura üzerindeki GTIN hiyerarşisinin (satış birimi) eşleşmemesi sık yapılan bir hatadır.
- Sevkiyat Sonucu: Geçerli bir onay belgesi olsa dahi, ürünler sınırda bekletilir veya numune alma (sampling) işlemlerine tabi tutulur. Ayrıca, ZATCA ve SFDA arasındaki çapraz kontrollerde uyumsuz GTIN verileri gümrük gecikmelerini tetikler.
3. Ürün Tescil Sahibine (Registrant) Eksik İzin Verilmesi Şirket Yöneticisi (Company Admin) tarafından Ürün Tescil Sahibine, ilgili İşletme için açıkça gönderim hakları (submission rights) tanımlanmadığında süreç tıkanır.
- Süreç Sonucu: Dosyalar “taslak” (draft) veya “beklemede” (pending) aşamasında takılı kalır; kullanıcılar “izin yok” uyarısı alır veya gönderim butonlarını göremez, bu da onayların alınamamasına ve sevkiyat planlarının süresiz ertelenmesine yol açar.
4. Süresi Dolmuş veya Uyumsuz Belgeler (PoA/LoA) Vekaletnamelerin (PoA/LoA) süresinin dolması veya belgelerdeki şirket isimlerinin (Arapça/İngilizce) Ticari Sicil (CR) ve portal kayıtlarıyla tam eşleşmemesi ani retlere neden olur.
- Süreç Sonucu: Sorunsuz ilerleyen operasyonlar aniden durur ve erişim izinleri sessizce reddedildiği için yeni başvurular yapılamaz, bu da tedarik zincirinde plansız boşluklar yaratır.
5. Eski Distribütörün Erişiminin Kapatılmaması Eski iş ortaklarının erişim haklarının iptal edilmemesi, aynı SKU üzerinde mükerrer başvurular yapılmasına veya otoriteye çelişkili yanıtlar verilmesine sebep olur.
- Süreç Sonucu: Dosya üzerinde yetki karmaşası yaşanır, bu da dosyanın bloke olmasına ve ürünlerin piyasaya girişinin gecikmesine neden olur.