ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi sertifikası, firmanızın kalitesini tescilleyen prestijli bir belgedir. Ancak bu belge, diploma gibi ömür boyu geçerli olan bir kazanım değildir. ISO 9001 belgesi, yaşayan bir sistemi temsil eder ve belirli periyotlarla yenilenmesi gerekir.
Dünya genelindeki akreditasyon kurallarına göre ISO 9001 sertifikasının geçerlilik süresi 3 yıldır. Ancak bu 3 yıl boyunca belgenin elinizde kalması, her yıl geçireceğiniz gözetim (ara) denetimlerine bağlıdır. Peki, standarda göre bu süreklilik nasıl sağlanır?
3 Yıllık Sertifikasyon Döngüsü Nasıl İşler?
ISO 9001 belgelendirme süreci şu aşamalardan oluşur:
1. İlk Belgelendirme (Yıl 0): Ana denetim yapılır ve başarı sağlanırsa sertifika düzenlenir. Belgenin üzerinde bir “Geçerlilik Tarihi” (Expiry Date) yazar ve bu tarih genellikle yayın tarihinden 3 yıl sonrasıdır.
2. 1. Gözetim Denetimi (Yıl 1): Belgeyi aldıktan 12 ay sonra denetçiler tekrar gelir. Amaç, sistemin hala standart şartlarına uygun işletilip işletilmediğini kontrol etmektir.
3. 2. Gözetim Denetimi (Yıl 2): İkinci yılın sonunda tekrar bir ara denetim yapılır.
4. Yeniden Belgelendirme (Re-Certification) (Yıl 3): 3 yıllık süre dolduğunda, belgenin süresi uzatılmaz; süreç baştan başlar ve kapsamlı bir “Yeniden Belgelendirme Denetimi” yapılarak belge 3 yıl daha yenilenir.
Geçerlilik İçin Standardın Şartları Nelerdir?
Belgenizin geçerliliğini koruması için TS EN ISO 9001:2015 standardının “Süreklilik” ve “Performans Değerlendirme” maddelerini uygulamanız zorunludur. Denetçiler her yıl gelip şunları kontrol eder:
1. İç Tetkiklerin Yapılması (Madde 9.2)
Kuruluş, sistemin standarda uygunluğunu ve etkinliğini belirlemek için planlı aralıklarla iç tetkikler (denetimler) yapmalıdır. Denetçiler, “Bizi beklemeden kendi kendinizi denetlediniz mi?” sorusunu sorar.
2. Yönetimin Gözden Geçirmesi (Madde 9.3)
Üst yönetim, kalite yönetim sisteminin amacına uygunluğunu ve etkinliğini sürdürmek için sistemi planlı aralıklarla gözden geçirmelidir. Genellikle yılda en az bir kez yapılan bu toplantı, belgenin devamlılığı için kritik bir kanıttır.
3. Sürekli İyileştirme (Madde 10.3)
Standardın temel amacı statik bir yapı değil, gelişen bir yapıdır. Kuruluş, kalite yönetim sisteminin uygunluğunu, yeterliliğini ve etkinliğini sürekli iyileştirmelidir. Geçen yılki hataların bu yıl tekrarlanmaması beklenir.
4. Denetim Kılavuzu (ISO 19011)
ISO 9001 standardı, denetimlerin nasıl yapılacağı konusunda ISO 19011 Yönetim sistemleri tetkik kılavuzuna atıfta bulunur. Belgenizin süresi ve denetim periyotları bu kılavuzun prensiplerine göre yönetilir.
——————————————————————————–
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
S1: ISO 9001 belgesi bir kez alınıp ömür boyu kullanılabilir mi? Hayır. Belge 3 yıllık periyotlarla verilir. Ayrıca her yıl yapılan gözetim denetimlerinde sistemin işlemediği tespit edilirse (örneğin Madde 9.1 izleme faaliyetleri yapılmıyorsa), 3 yıl dolmadan belge iptal edilebilir veya askıya alınabilir.
S2: Eski tarihli (ISO 9001:2008) belgeler hala geçerli mi? Hayır. TS EN ISO 9001:2015 standardı yayınlandığında, eski versiyon (2008) iptal edilmiş ve geçiş süresi sonunda yürürlükten kalkmıştır,. Şu an sadece 2015 versiyonu geçerlidir.
S3: Denetimden geçemezsek ne olur? Denetim sırasında uygunsuzluk (Madde 10.2) tespit edilirse, kuruluşa bu hataları düzeltmesi için süre verilir (genellikle 3 ay). Düzeltici faaliyetler (kök neden analizi ve önlem alma) etkin bir şekilde yapılırsa belge devam eder. Kritik hatalarda belge askıya alınabilir.
S4: Belge yenileme ücretli midir? Evet. Hem yıllık gözetim denetimleri hem de 3 yıl sonundaki belge yenileme işlemi, belgelendirme kuruluşları tarafından sağlanan bir hizmettir ve ücrete tabidir.
S5: Belge süresi dolmadan adres değişikliği yaparsak ne olur? Kuruluşun bağlamı veya kapsamı değiştiğinde (Madde 4.3), bu durum belgelendirme kuruluşuna bildirilmelidir. Gerekirse bir ara denetimle belgedeki adres güncellenir. Değişiklikler planlı şekilde gerçekleştirilmelidir.
——————————————————————————–
Sonuç
ISO 9001 sertifikası, duvara asılan bir tablodan ziyade, yaşayan bir organizmayı temsil eder. Standardın Madde 4.4‘te belirttiği gibi; kuruluş kalite yönetim sistemini oluşturmalı, uygulamalı, sürekliliğini sağlamalı ve sürekli iyileştirmelidir. Belgenizin 3 yıl boyunca geçerli kalmasının tek yolu, sistemin her gün çalışıyor olmasıdır.