(Lütfen dikkat: ISO 9001 belgesinin standart “3 yıl” olan geçerlilik süresi ve yıllık gözetim denetimi periyotları, bana sağladığınız kaynak metinlerde doğrudan yer almamaktadır. Bu süre bilgisi, uluslararası belgelendirme ve akreditasyon kurallarına dayanan dış kaynaklı bir bilgidir ve bunu bağımsız olarak doğrulamak isteyebilirsiniz. Sağlanan kaynaklar, belgenin temelini oluşturan sistemin “sürekliliğinin” nasıl sağlanacağını ve korunacağını açıklamaktadır.)
İşletmelerin kalite standartlarını uluslararası düzeyde kanıtlayan ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi sertifikası, bir kez alınıp rafa kaldırılacak statik bir evrak değildir. Başarılı bir belgelendirme sürecinin ardından firmaların en çok merak ettiği konulardan biri, bu belgenin ne kadar süreyle geçerli olacağıdır.
ISO 9001 Belgesi Geçerlilik Süresi (Dış Kaynaklı Bilgi)
Uluslararası akreditasyon kurallarına göre, ISO 9001 belgesinin geçerlilik süresi 3 yıldır. Ancak bu 3 yıllık geçerlilik, firmanın her yıl yapılacak olan gözetim denetimlerinden (ara denetimler) başarıyla geçmesine bağlıdır. Üçüncü yılın sonunda ise “Yeniden Belgelendirme” denetimi yapılarak sertifikanın süresi yeni bir 3 yıl için uzatılır.
Standarda Göre Belgenin Sürekliliği Nasıl Sağlanır?
Belgenizin iptal edilmemesi ve sistemin canlı kalması için, TS EN ISO 9001:2015 standardının gerektirdiği uygulamaları eksiksiz yerine getirmeniz gerekir. Standart, bir işletmenin kalite yönetim sistemini sadece oluşturmasını değil, aynı zamanda sürekliliğini sağlamasını ve sürekli iyileştirmesini şart koşar.
Belgenin geçerliliğini korumak için standart uyarınca yapılması zorunlu olan temel faaliyetler şunlardır:
1. İç Tetkiklerin Yapılması
Dış denetçiler yıllık gözetim denetimine gelmeden önce, kuruluşun kendi kendini denetlemesi gerekir. Standart, kalite yönetim sisteminin şartlara (hem standardın hem de kuruluşun kendi şartlarına) uygun olup olmadığını ve etkili bir şekilde uygulanıp uygulanmadığını belirlemek için planlı aralıklarla iç tetkikler yapılmasını zorunlu kılar. Bu denetimlerin yönetimi için ISO 19011 Yönetim sistemleri tetkik kılavuzu referans alınabilir.
2. Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG)
Sistemin sahipsiz kalmaması için üst yönetimin devreye girmesi şarttır. Üst yönetim, kalite yönetim sisteminin amacına uygunluğunun, yeterliğinin, etkinliğinin ve kuruluşun stratejik yönü ile uyumluluğunun devamlılığını güvence altına almak için sistemi planlı aralıklarla gözden geçirmelidir.
3. Sürekli İyileştirme ve PUKÖ Döngüsü
ISO 9001, iyileştirme üzerine kurulan bir sistemdir. Kuruluş, kalite yönetim sisteminin performansını sürekli iyileştirmelidir. Bu süreç, standardın temelini oluşturan PUKÖ (Planla – Uygula – Kontrol et – Önlem al) döngüsü çerçevesinde yürütülür. PUKÖ döngüsü, proseslere yeterli kaynak sağlandığından, proseslerin yönetildiğinden ve iyileştirme fırsatlarının belirlenerek harekete geçildiğinden emin olunmasını sağlar.
4. Dokümante Edilmiş Bilginin Muhafazası
Denetimlerde (ve belge yenilemelerinde) sistemin çalıştığını ispatlamanız gerekir. Kuruluş, iç tetkik sonuçlarının ve yönetimin gözden geçirmesi kararlarının kanıtı olarak dokümante edilmiş bilgiyi (kayıtları) muhafaza etmekle yükümlüdür.
——————————————————————————–
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
S1: ISO 9001 belgesi ömür boyu geçerli midir? Hayır. (Dış kaynaklı bilgiye göre) Belge 3 yıllık periyotlarla düzenlenir ve her yıl ara gözetim denetimi gerektirir. Standart metnine göre de, kuruluşun kalite yönetim sisteminin sadece kurulması yetmez; sürekliliğinin sağlanması mecburidir. Sistem işlemediğinde ve süreklilik kanıtlanamadığında belge iptal edilebilir.
S2: ISO 9001:2008 belgemiz var, hâlâ geçerli mi? Hayır. Standardın en güncel versiyonu olan TS EN ISO 9001:2015 (Beşinci Baskı), eski dördüncü baskı olan ISO 9001:2008 standardını iptal etmiş ve onun yerine geçmiştir. Sertifikasyonun devamı için mevcut sistemin yeni standart yapısına güncellenmesi gereklidir.
S3: Belgeyi korumak için her yıl yönetim toplantısı yapmak şart mı? Evet. Standart, üst yönetimin kalite yönetim sistemini amacına uygunluğunun ve etkinliğinin devamlılığı için “planlı aralıklarla” gözden geçirmesini emreder. Bu toplantılar (Yönetimin Gözden Geçirmesi), belgenin geçerliliğini korumadaki en önemli kanıtlardan biridir.
S4: İşletmemiz çok küçük, yine de bu zorlu yenileme şartlarını uygulamalı mıyız? Evet. Standardın bütün şartları genel olup; tipine, boyutuna veya tedarik ettiği ürün ve hizmetlere bakılmaksızın bütün kuruluşlara uygulanması amaçlanmıştır. Küçük bir işletme olsanız da, iç tetkik ve yönetimin gözden geçirmesi süreçlerini kendi yapınızın büyüklüğüne ve karmaşıklığına uygun şekilde yürütmelisiniz.
S5: Sürekli iyileştirme yapılmazsa belge iptal olur mu? Sürekli iyileştirme yapmamak, standardın açık bir şartının ihlalidir. Standart, kuruluşun kalite yönetim sistemini sürekli iyileştirmesini şart koşar. Bu kuralın ihlali durumunda denetimlerde uygunsuzluk yazılır ve gerekli faaliyetler yapılmazsa belgenin askıya alınması veya iptali söz konusu olabilir.