ISO 9001 belgesine sahip olmanın maliyeti, sadece belgelendirme kuruluşuna ödenen ücretle sınırlı değildir. Asıl maliyet (ve yatırım), standardın şartlarını yerine getirmek için kuruluşun ayırması gereken kaynaklarda yatar. TS EN ISO 9001:2015 standardı, Madde 7.1 altında bu kaynakları detaylandırarak dolaylı maliyet kalemlerini ortaya koyar.
İşte standarda göre bütçe ayırmanız gereken temel alanlar:
1. Altyapı Yatırımları
Kuruluş, ürün ve hizmet uygunluğunu sağlamak için gerekli altyapıyı belirlemeli ve sağlamalıdır. Bu madde, doğrudan bir yatırım maliyeti doğurur. Standara göre altyapı maliyetleri şunları kapsayabilir:
• Binalar ve ilgili tesisat yatırımları.
• Donanım ve yazılım dahil makine ve teçhizat alımları.
• Taşıma kaynakları (lojistik araçları).
• Bilgi ve iletişim teknolojisi (IT) yatırımları.
2. Çalışma Ortamının İyileştirilmesi
Süreçlerin işletilmesi için uygun bir ortamın sağlanması gerekir. Bu, sadece fiziksel tadilatları değil, insani koşulları da kapsayan bir maliyettir. Gerekli ortam şunları içerebilir:
• Fiziksel: Sıcaklık, ısı, nem, ışık, havalandırma ve hijyen koşullarının iyileştirilmesi.
• Psikolojik ve Sosyal: Stresi azaltan, tükenmişliği önleyen ve ayrımcılık içermeyen bir ortam yaratılmasına yönelik harcamalar.
3. Personel ve Yetkinlik (Eğitim) Maliyetleri
Kalite yönetim sisteminin performansı, yetkin personele bağlıdır. Kuruluş, çalışanların yetkinliğini güvence altına almak için bütçe ayırmalıdır. Bu maliyetler şunlardır:
• Eğitim: Personelin gerekli yetkinliği kazanması için eğitimlerin verilmesi.
• Uzman Personel: Gerekirse yetkin personelin işe alınması veya sözleşmeli çalıştırılması.
• Farkındalık: Çalışanların kalite politikası ve hedefler konusunda farkındalığının artırılmasına yönelik faaliyetler.
4. İzleme ve Ölçme Kaynakları (Kalibrasyon)
Eğer ürün veya hizmetin uygunluğunu doğrulamak için ölçüm yapıyorsanız, bu cihazların güvenilirliği için harcama yapmanız gerekir.
• Kalibrasyon: Ölçüm cihazlarının uluslararası standartlara göre kalibre edilmesi veya doğrulanması.
• Koruma ve Bakım: Teçhizatın bozulmasını önleyecek bakım faaliyetleri.
5. Danışmanlık ve Dış Destek
Standart, ISO 10019 kılavuzuna atıfta bulunarak, kalite yönetim sistemi danışmanlarının seçimi ve kullanımı konusunda rehberlik olduğunu belirtir. Birçok kuruluş, sistemi kurarken dışarıdan profesyonel destek almayı tercih eder, bu da sürecin önemli bir maliyet kalemidir.
6. Tetkik (Denetim) Maliyetleri
Sistemin sürekliliği için “İç Tetkik” yapılması zorunludur. Ayrıca belgelendirme sürecinde dış denetçilerin (belgelendirme kuruluşunun) yapacağı denetimler için ISO 19011 standardına atıf yapılır. Bu denetimler, hem zaman maliyeti hem de dış denetim hizmet bedeli anlamına gelir.
——————————————————————————–
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
S1: ISO 9001 standardında “belge ücreti” yazıyor mu? Hayır. TS EN ISO 9001:2015 metni teknik gereklilikleri içerir. Belgelendirme ücretleri, bu standardı denetleyen bağımsız kuruluşlar tarafından ticari olarak belirlenir. Standart metni fiyat listesi içermez.
S2: Altyapımı tamamen yenilemem gerekir mi? Hayır, ancak standarda göre proseslerin işletilmesi ve ürün uygunluğu için “gerekli altyapıyı” sağlamak zorundasınız. Mevcut altyapınız kaliteyi olumsuz etkilemiyorsa yenileme gerekmez, ancak yetersizse yatırım yapmanız şarttır.
S3: Eğitim aldırmak zorunda mıyız, bu bir maliyet midir? Evet. Madde 7.2 gereği, sistemin performansını etkileyen kişilerin “yetkin” olması gerekir. Eğer mevcut personel bu yetkinliğe sahip değilse, eğitim verilmesi veya mentorluk sağlanması gibi faaliyetler zorunludur ve bu bir maliyet kalemidir.
S4: Dışarıdan danışman tutmak zorunlu mu? Standartta danışman tutma zorunluluğu yoktur. Ancak Ek B’de ISO 10019 standardına atıf yapılarak, danışman kullanmayı seçenler için bir rehber olduğu belirtilir. Kuruluş kendi iç kaynaklarıyla sistemi kurabilirse bu maliyetten tasarruf edebilir.
S5: Bu maliyetlerin kuruluşa geri dönüşü olur mu? Evet. Standardın giriş bölümünde, KYS uygulamanın potansiyel faydaları arasında “kuruluşun genel performansını artırma” ve “sürdürülebilir kalkınma” yer alır. Ayrıca ISO 10014 standardı, mali ve ekonomik yararların gerçekleşmesi konusunda kılavuzluk sağlar