Yıllarca kalite yönetim sistemlerinin (KYS) simgesi olan “Kalite El Kitabı”, TS EN ISO 9001:2015 standardı ile birlikte zorunlu olmaktan çıkmıştır. Standardın yeni yapısı, yüzlerce sayfalık statik kitaplar yerine, işletmenin gerçek işleyişine uygun dinamik bir yapı talep eder.
Peki, el kitabı yoksa süreçler nasıl tanımlanacak? Denetçilere sistemin nasıl işlediği ne ile kanıtlanacak? Bu makalede, standardın “Dokümante Edilmiş Bilgi” kavramını ve süreçlerinizi belgelendirmek için kullanabileceğiniz modern yöntemleri inceleyeceğiz.
1. “Kalite El Kitabı” ve “Prosedür” Kavramlarının Yerini Ne Aldı?
Eski versiyonlarda (2008) “Kalite El Kitabı” ve “Dokümante Edilmiş Prosedürler” gibi spesifik belge isimleri şart koşulurdu. Ancak ISO 9001:2015, bu terimleri kaldırarak yerine daha kapsayıcı olan “Dokümante Edilmiş Bilgi” terimini getirmiştir.
Standardın Ek A bölümünde belirtildiği üzere; kuruluşun dokümante edilmiş bilgi için bir model yerine, süreçlerine en uygun yapıyı kurması hedeflenmiştir. Yani standardın amacı belge üretmek değil, proseslerin kontrolünü sağlamaktır.
2. Süreçler Nasıl Dokümante Edilir? (Madde 4.4 Yaklaşımı)
Standart, proseslerin nasıl belgeleneceği konusunda “nasıl” sorusunu kuruluşa bırakır, ancak “ne yapılması gerektiğini” net bir şekilde belirtir. Madde 4.4.1 gereği kuruluş, süreçlerini şu adımlarla tayin etmelidir:
• Girdi ve Çıktıların Belirlenmesi: Süreç nereden başlıyor, nereye gidiyor?
• Etkileşimlerin Tanımlanması: Süreçler birbirini nasıl tetikliyor?
• Kriter ve Yöntemlerin Belirlenmesi: İşin doğru yapıldığı nasıl anlaşılacak?
Bu şartları karşılamak için uzun metinler yazmak zorunda değilsiniz. İşte kullanabileceğiniz yöntemler:
A. Süreç Akış Şemaları ve Haritaları
Sürecin sırasını ve etkileşimini anlatmanın en etkili yolu görselleştirmektir. “Prosedür” başlığı altında sayfalarca yazı yazmak yerine, bir Akış Şeması (Flowchart); girdileri, işlem adımlarını, karar noktalarını ve çıktıları tek bir sayfada özetleyebilir.
B. Dijital Platformlar ve Yazılımlar
Standart, dokümante edilmiş bilginin ortamı konusunda kısıtlama getirmez. Madde 7.5.2’ye göre format (dil, yazılım sürümü, grafikler) ve ortam (kağıt, elektronik) kuruluşun tercihine bırakılmıştır.
• Süreçlerinizi bir ERP yazılımı üzerinden,
• Kurum içi Intranet / Wiki sayfaları üzerinden,
• Veya etkileşimli web tabanlı süreç yönetim araçları ile tanımlayabilirsiniz.
C. Görsel ve İşitsel Talimatlar
Özellikle üretim veya hizmet sahasında, personelin yetkinliğini desteklemek için yazılı talimatlar yerine; video rehberler, fotoğraflı iş akışları veya makine başı görselleri “dokümante edilmiş bilgi” olarak kabul edilir.
3. “İhtiyaç Duyulan Ölçüde” Prensibi
Kuruluşlar, her küçük detayı yazmak zorunda değildir. Madde 4.4.2, dokümante edilmiş bilginin “ihtiyaç duyulan ölçüde” oluşturulmasını ister. Belgeleme seviyesi şunlara göre değişebilir:
• Kuruluşun büyüklüğü.
• Proseslerin karmaşıklığı.
• Personelin yetkinliği (Uzman bir cerraha neşterin nasıl tutulacağını anlatan prosedür yazmanıza gerek yoktur).
4. Hangi Dokümanlar Mutlaka Olmalıdır?
Kalite El Kitabı zorunlu olmasa da, sistemin çatısını kuran bazı bilgilerin yazılı (dokümante edilmiş) olması şarttır:
1. KYS Kapsamı: Sistemin sınırları ve varsa uygulanmayan maddelerin gerekçesi.
2. Kalite Politikası: Üst yönetimin taahhüdü.
3. Kalite Hedefleri: Ölçülebilir hedefler.
4. Proseslerin İşletimi İçin Gerekli Bilgiler: Süreçlerin planlandığı gibi yürüdüğüne dair güvence veren bilgiler.
——————————————————————————–
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
S1: Kalite El Kitabını kullanmaya devam edebilir miyiz? Evet. Standart el kitabını zorunlu kılmaz ancak yasaklamaz da. Eğer kuruluşunuzun yapısına uygunsa ve faydalı buluyorsanız, “Kalite El Kitabı”nı kullanmaya devam edebilirsiniz. Standart, kuruluşların “dokümante edilmiş bilgi” yerine “el kitabı” gibi kendi terimlerini kullanmasına izin verir.
S2: Prosedür yazmazsak denetçiye ne göstereceğiz? Denetçiye, proseslerinizi nasıl kontrol ettiğinizi gösteren herhangi bir “bilgi” sunabilirsiniz. Bu bir iş akış şeması, bir yazılım ekranı, bir kontrol formu veya bir talimat olabilir. Önemli olan, Madde 4.4.1’de belirtilen kriterlerin (girdi, çıktı, performans göstergesi vb.) tanımlanmış olmasıdır.
S3: “Kayıtlar” kelimesi standartta neden geçmiyor? ISO 9001:2015, “kayıt” kelimesi yerine “muhafaza edilen dokümante edilmiş bilgi” ifadesini kullanır. Yani geçmişte yapılan işin kanıtı olan belgeler (formlar, raporlar) hala zorunludur ancak adı değişmiştir.
S4: Dokümanları kağıt ortamında saklamak zorunda mıyız? Hayır. Madde 7.5.2 açıkça “elektronik ortam”ın kabul edildiğini belirtir. Bulut tabanlı sistemler, sunucular veya tabletler üzerinden erişilen dokümanlar tamamen geçerlidir. Önemli olan bu bilgilerin kontrol altında tutulması (yetkisiz değişiklikten korunması) ve erişilebilir olmasıdır.
S5: Görev tanımlarını yazmak zorunda mıyız? Standart “Görev Tanımı” adında bir belge istemez ancak Madde 5.3 gereği üst yönetim, ilgili görevler için yetki ve sorumlulukların belirlendiğini ve duyurulduğunu güvence altına almalıdır. Bu, organizasyon şemasıyla, atama yazılarıyla veya süreç haritalarındaki “sorumlu” sütunuyla yapılabilir.
——————————————————————————–
Sonuç
ISO 9001:2015, dokümantasyonu bir “bürokrasi aracı” olmaktan çıkarıp “iş yönetim aracı” haline getirmiştir. Kuruluşlar, Kalite El Kitabı yazmak yerine, süreçlerini gerçekten yönettikleri dijital araçları, akış şemalarını ve performans göstergelerini kullanarak sistemlerini çok daha etkin bir şekilde belgelendirebilirler.