ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi denildiğinde akla gelen ilk doküman, yıllar boyunca hep “Kalite El Kitabı” olmuştur. Ancak TS EN ISO 9001:2015 revizyonu ile birlikte bu ezber bozuldu. Yeni standart yapısı, kuruluşları yüzlerce sayfalık bir kitap yazmaya zorlamak yerine, süreçlerini en iyi anlatan yöntemi seçmeleri konusunda özgür bırakıyor.
Peki, Kalite El Kitabı artık zorunlu değilse, sistemin çatısını oluşturmak için hangi dokümanları kullanmalısınız? Bu makalede, standardın “Dokümante Edilmiş Bilgi” yaklaşımını ve el kitabı yerine kullanabileceğiniz modern alternatifleri inceleyeceğiz.
“Kalite El Kitabı” Neden Kaldırıldı?
ISO 9001:2008 versiyonunda “Kalite El Kitabı” açık bir zorunluluktu. Ancak 2015 versiyonunun Ek A bölümünde (Madde A.6) belirtildiği üzere; artık “kalite el kitabı” veya “dokümante edilmiş prosedürler” gibi özel ifadeler yerine, daha kapsayıcı olan “Dokümante Edilmiş Bilgi” terimi kullanılmaktadır.
Bunun amacı, kuruluşlara esneklik sağlamaktır. Standart, dokümantasyonun yapısı veya terminolojisi ile ilgili katı bir şart koşmaz. Kuruluş, kendi işleyişine, kültürüne ve teknolojisine en uygun yöntemi seçebilir,.
Kalite El Kitabı Yerine Kullanılabilecek Alternatifler
Eğer bir Kalite El Kitabı hazırlamak istemiyorsanız, standardın şartlarını karşılamak için aşağıdaki dokümanları veya yöntemleri bir araya getirerek sisteminizi kurabilirsiniz:
1. KYS Kapsam Dokümanı (Zorunlu)
Kalite El Kitabı olmasa bile, sistemin sınırlarını belirleyen bir dokümana ihtiyacınız vardır. Madde 4.3 gereği, Kalite Yönetim Sisteminin (KYS) kapsamı dokümante edilmiş bilgi olarak bulunmalı ve sürekliliği sağlanmalıdır. Bu doküman şunları içermelidir:
• Kapsanan ürün ve hizmet tipleri.
• Uygulanabilir olmayan maddeler ve gerekçeleri.
2. Süreç (Proses) Haritaları ve Akış Şemaları
Eski el kitaplarında süreçler uzun metinlerle anlatılırdı. ISO 9001:2015, süreçlerin etkileşiminin tanımlanmasını ister (Madde 4.4). Bunu sağlamanın en modern ve anlaşılır yolu görsel akış şemaları veya süreç etkileşim haritalarıdır.
• Bu şemalar; girdileri, çıktıları, kaynakları ve kontrol noktalarını tek bir bakışta gösterir.
3. Kalite Politikası ve Hedefler
Sistemin stratejik yönünü belirleyen bu iki unsur, el kitabının içinde olmak zorunda değildir.
• Kalite Politikası (Madde 5.2): Ayrı bir tek sayfalık doküman olarak yayınlanabilir, çerçevelenip asılabilir veya intranet üzerinde paylaşılabilir.
• Kalite Hedefleri (Madde 6.2): Departman bazlı performans kartları veya Excel tabloları şeklinde takip edilebilir.
4. Dijital Platformlar ve Yazılımlar
Standart, dokümante edilmiş bilginin formatı konusunda (kağıt, elektronik, yazılım vb.) bir kısıtlama getirmez. Kalite El Kitabı yerine:
• Şirket içi Intranet (Wiki) sayfaları,
• ERP veya Kalite Yönetim Yazılımları (QDMS vb.),
• İnteraktif web tabanlı süreç yönetim modülleri kullanılabilir.
5. “Kurumsal Bilgi” Havuzu
Madde 7.1.6’da belirtilen “Kurumsal Bilgi” kavramı, el kitabının yerini alabilecek güçlü bir yapıdır. Tecrübelerden kazanılan dersler, başarılı proje örnekleri veya teknik standartlar, dijital bir bilgi havuzunda toplanarak çalışanların erişimine sunulabilir,.
Hangi Durumlarda Kalite El Kitabı Devam Ettirilmeli?
Zorunluluk kalkmış olsa da, standardın Ek A bölümünde “Kuruluşlar işlerine en uygun terimleri kullanmayı tercih edebilir” denilmektedir. Yani “Kalite El Kitabı” hazırlamak yasak değildir. Aşağıdaki durumlarda el kitabı hazırlamaya devam edebilirsiniz:
• Müşterileriniz özellikle talep ediyorsa.
• Organizasyon yapınız, tek bir merkezi dokümana ihtiyaç duyuyorsa.
• Kurum kültürünüzde bu doküman yerleşmişse ve fayda sağlıyorsa.
——————————————————————————–
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
S1: Kalite El Kitabını tamamen silersek denetimden kalır mıyız? Hayır. TS EN ISO 9001:2015 standardında “Kalite El Kitabı” maddesi yoktur. Denetçi size “El kitabınız nerede?” diye soramaz. Ancak “Kapsamınızı, politikanızı ve süreçlerinizi nerede tanımladınız?” diye sorar. Bu bilgileri başka formatlarda (prosedür, şema, yazılım vb.) sunduğunuz sürece denetimden geçersiniz.
S2: Prosedür yazmak zorunda mıyız? Eski versiyondaki “6 Zorunlu Prosedür” şartı da kaldırılmıştır. Bunun yerine “Dokümante Edilmiş Bilgi” kavramı gelmiştir. Proseslerinizin planlanan şekilde yürütüldüğünden emin olmak için gerekli gördüğünüz yerlerde talimat, prosedür veya görsel rehberler oluşturabilirsiniz. İsimlendirme tamamen size kalmıştır (Protokol, Süreç Kartı vb.).
S3: Dokümanlarımızı sadece bilgisayarda tutabilir miyiz? Evet. Standart, dokümante edilmiş bilginin ortamı konusunda (kağıt veya elektronik) serbestlik tanır. Önemli olan, ihtiyaç duyulan yer ve zamanda, kullanım için hazır ve uygun olmasıdır,.
S4: Kapsam dokümanı (Madde 4.3) ne kadar detaylı olmalı? Kapsam dokümanı; ürettiğiniz ürün/hizmetleri, hangi tesislerde faaliyet gösterdiğinizi ve eğer standardın bazı maddelerini uygulamıyorsanız (örneğin tasarım yapmıyorsanız) bunun gerekçesini açıkça belirtmelidir. Bu, yarım sayfalık bir metin bile olabilir.
S5: Eski el kitabımızı revize edip kullanamaz mıyız? Kullanabilirsiniz. Standart, mevcut dokümantasyonun yapısının değiştirilmesini zorunlu kılmaz. Eğer mevcut Kalite El Kitabınız işinize yarıyorsa, onu 2015 revizyonuna (yeni madde yapısına ve risk temelli düşünmeye) göre güncelleyerek kullanmaya devam edebilirsiniz.
——————————————————————————–
Sonuç
ISO 9001:2015, dokümantasyonun “amaç” değil, kaliteye ulaşmak için bir “araç” olduğunu vurgular. Kalite El Kitabı zorunluluğunun kalkması, kuruluşlara sistemlerini hantallıktan kurtarıp daha dinamik, dijital ve süreç odaklı hale getirme fırsatı sunar. Önemli olan kitabın adı değil, içeriğin (Kapsam, Politika, Süreçler) erişilebilir ve güncel olmasıdır.