Bir işletmeyi yönetmek, okyanusta gemi kullanmaya benzer. Geminin durumu (iç hususlar) ve denizin/havanın durumu (dış hususlar) bilinmeden doğru rota (strateji) çizilemez. TS EN ISO 9001:2015, kuruluşlardan tam olarak bunu yapmalarını ister: İçinde bulunduğunuz durumu anlayın ve rotanızı buna göre çizin.
Standart, kalite yönetim sistemini kurmadan önce temelin atıldığı Madde 4: Kuruluşun Bağlamı ile başlar. Peki, stratejik planlamanın temeli olan iç ve dış hususlar nasıl belirlenir?
1. “Kuruluşun Bağlamı” Ne Demektir?
ISO 9001 Madde 4.1’e göre kuruluş; amacı ve stratejik yönü ile ilgili olan ve kalite yönetim sisteminin amaçlanan sonuçlarına ulaşabilme yeteneğini etkileyen iç ve dış hususları tayin etmelidir. Bu madde, ezbere bir kalite sistemi kurmak yerine, “Ben kimim, neredeyim ve beni etkileyen faktörler neler?” sorusunu sorarak işletmeye özel bir yapı kurulmasını sağlar.
2. Dış Hususlar Nasıl Tayin Edilir? (Dış Bağlam)
Dış hususlar, kuruluşun kontrolü dışında gelişen ancak işleyişini etkileyen faktörlerdir. Standart (Madde 4.1 Not 2), dış bağlamın anlaşılmasını kolaylaştırmak için şu çevrelerin incelenmesini önerir:
• Yasal Çevre: Yeni çıkan yasalar, gümrük mevzuatları, iş hukuku değişiklikleri.
• Teknolojik Çevre: Sektördeki dijitalleşme hızı, yeni üretim teknolojileri, yapay zeka tehditleri veya fırsatları.
• Rekabetçi Çevre: Rakiplerin hamleleri, pazar payları, yeni giren oyuncular.
• Piyasa: Müşteri eğilimleri, talep dalgalanmaları.
• Kültürel ve Sosyal Çevre: Tüketici alışkanlıklarının değişimi, demografik yapı.
• Ekonomik Çevre: Enflasyon, döviz kurları, faiz oranları.
Kuruluşlar bu hususları uluslararası, ulusal, bölgesel veya yerel ölçekte değerlendirmelidir.
İpucu: Bu analizi yapmak için genellikle PESTLE Analizi (Politik, Ekonomik, Sosyal, Teknolojik, Yasal, Çevresel) yöntemi kullanılır.
3. İç Hususlar Nasıl Tayin Edilir? (İç Bağlam)
İç hususlar, kuruluşun kendi bünyesindeki güçlü ve zayıf yönleridir. Standart (Madde 4.1 Not 3), iç bağlamın anlaşılması için aşağıdaki faktörlerin dikkate alınmasını önerir:
• Değerler: Şirket etiği, prensipleri.
• Kültür: Çalışan davranışları, iletişim dili, yeniliğe açıklık.
• Bilgi Birikimi (Know-how): Teknik uzmanlık, patentler, tecrübe.
• Performans: Mali durum, üretim kapasitesi, makine parkuru verimliliği.
İpucu: İç hususları belirlemek için genellikle SWOT Analizinin “Güçlü ve Zayıf Yönler” kısmı kullanılır.
4. Bu Hususlar Stratejik Planlamada Nasıl Kullanılır?
İç ve dış hususları belirlemek tek başına yeterli değildir; bu bilgilerin stratejik planlamaya entegre edilmesi gerekir.
1. Risk ve Fırsatlara Dönüşüm: Belirlenen her bir husus (örneğin “Ekonomik kriz” dış hususu veya “Yetersiz personel” iç hususu), Madde 6.1 gereği ele alınması gereken bir risk veya fırsata dönüştürülmelidir,.
2. Kapsamın Belirlenmesi: KYS kapsamı belirlenirken bu iç ve dış hususlar dikkate alınmalıdır.
3. İzleme ve Gözden Geçirme: Bu faktörler statik değildir. Standart, kuruluşun bu iç ve dış hususlarla ilgili bilgiyi izlemesini ve gözden geçirmesini şart koşar.
——————————————————————————–
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
S1: İç ve dış hususlar için SWOT analizi yapmak zorunlu mu? Hayır. Standart, iç ve dış hususların “tayin edilmesini” ister ancak bunun için SWOT, PESTLE gibi spesifik bir yöntemi zorunlu kılmaz. Ancak bu analizler, standardın gerekliliklerini (Madde 4.1) karşılamak için dünyada en yaygın kullanılan ve kabul gören araçlardır.
S2: Bu hususları dokümante etmek (yazılı hale getirmek) zorunda mıyız? Standartta Madde 4.1 için açıkça “dokümante edilmiş bilgiyi muhafaza etmelidir” ifadesi yer almaz; “bilgiyi izlemeli ve gözden geçirmelidir” denir. Ancak, Ek A.6’da belirtildiği üzere kuruluşlar bu bilgiyi sürdürmenin gerekli olup olmadığına karar verebilir. Denetimlerde bu hususları belirlediğinizi ve izlediğinizi kanıtlamanız beklendiği için (örneğin Yönetimin Gözden Geçirmesi girdisi olarak), yazılı bir liste veya analiz raporu oluşturulması şiddetle tavsiye edilir.
S3: İç ve dış hususlar ne sıklıkla güncellenmelidir? Standart kesin bir süre vermez ancak Madde 9.3.2 (b) gereği, Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) toplantılarında “kalite yönetim sistemi ile ilgili iç ve dış hususlardaki değişiklikler” ele alınmalıdır. Bu nedenle en azından YGG toplantıları öncesinde bu analiz güncellenmelidir.
S4: Müşteri bir “İlgili Taraf” mıdır? Evet, ancak Madde 4.1 (Bağlam) ile Madde 4.2 (İlgili Taraflar) birbirini tamamlar. Müşteriler, tedarikçiler, çalışanlar, sendikalar ve devlet kurumları “İlgili Taraflar” başlığı altında değerlendirilir ve onların beklentileri de stratejik planlamaya dahil edilir.
S5: Stratejik yön ile kalite politikasının ilişkisi nedir? Madde 5.1.1 (b) gereği üst yönetim; kalite politikasının ve hedeflerinin, kuruluşun stratejik yönü ve bağlamı ile uyumlu olduğunu güvence altına almalıdır. Yani bağlam analizi sonucunda “İnovasyon” stratejisi çıktıysa, kalite politikasında “Geleneksel üretim” vurgusu yapılamaz.
——————————————————————————–
Sonuç
ISO 9001:2015’e göre iç ve dış hususların tayini, bir anket doldurma işlemi değil, kuruluşun geleceğini şekillendirme egzersizidir. Doğru yapılan bir bağlam analizi, kuruluşun fırtınalara (Riskler) hazırlıklı olmasını ve rüzgarı (Fırsatlar) arkasına almasını sağlar.