Eskiden ISO 9001 denetimlerinde üst yönetim açılış toplantısına katılır, “Kalite müdürümüz size yardımcı olacak” der ve çıkardı. Ancak ISO 9001:2015 revizyonu bu durumu tamamen değiştirdi. Yeni standart, üst yönetimin sistemin etkinliği için hesap verebilirliği (accountability) üstlenmesini şart koşar.
Bu nedenle denetçiler, üst yönetimin sistemi gerçekten sahiplenip sahiplenmediğini anlamak için stratejik sorular yöneltirler. İşte denetimlerde üst yönetime sorulması muhtemel temel sorular ve dayandıkları standart maddeleri:
1. Kuruluşun Bağlamı ve Stratejik Yönü
Denetçi, yönetimin şirketi ne kadar iyi tanıdığını ve dış dünyayı ne kadar takip ettiğini anlamak ister.
• Soru: Kuruluşunuzu etkileyen iç ve dış hususlar nelerdir? Stratejik yönünüz nedir?
◦ Dayanak: Madde 4.1 ve 5.1.1 (b). Üst yönetim, kalite politikası ve hedeflerinin, kuruluşun stratejik yönü ve bağlamı ile uyumlu olduğunu güvence altına almalıdır,.
• Soru: İlgili taraflarınız kimlerdir ve beklentileri nelerdir?
◦ Dayanak: Madde 4.2. Müşteri dışındaki paydaşların (tedarikçiler, çalışanlar, toplum vb.) belirlenmesi gerekir.
2. Liderlik ve Taahhüt
Yönetimin sistemi desteklediğine dair somut kanıtlar aranır.
• Soru: Kalite Yönetim Sistemi’nin (KYS) etkinliği için hesap verilebilirliği nasıl sağlıyorsunuz?
◦ Dayanak: Madde 5.1.1 (a). Hesap verilebilirlik devredilemez bir üst yönetim sorumluluğudur.
• Soru: Kalite sistemini günlük iş süreçlerine nasıl entegre ettiniz?
◦ Dayanak: Madde 5.1.1 (c). Kalite, ayrı bir iş değil, iş proseslerinin bir parçası olmalıdır.
• Soru: Liderliğinizi diğer birim yöneticilerine nasıl yayıyorsunuz?
◦ Dayanak: Madde 5.1.1 (j). Diğer yönetim görevlilerinin de liderlik göstermesi için desteklenmesi gerekir.
3. Müşteri Odaklılık
• Soru: Müşteri memnuniyetini artırmak için neler yapıyorsunuz? Yasal şartları nasıl takip ediyorsunuz?
◦ Dayanak: Madde 5.1.2. Üst yönetim, müşteri ve yasal şartların tayin edilmesini ve karşılanmasını güvence altına almalıdır.
4. Politika ve Hedefler
• Soru: Kalite politikanız nedir ve bunu çalışanlara nasıl aktarıyorsunuz?
◦ Dayanak: Madde 5.2. Politika oluşturulmalı, duyurulmalı ve anlaşılmalıdır,.
• Soru: Kalite hedefleriniz nelerdir? Bu hedefler stratejik yönünüzle uyumlu mu?
◦ Dayanak: Madde 5.1.1 (b) ve 6.2. Hedefler ölçülebilir ve stratejiyle uyumlu olmalıdır,.
5. Riskler ve Fırsatlar
• Soru: İşinizi etkileyen en büyük riskler ve fırsatlar nelerdir?
◦ Dayanak: Madde 6.1.1. Yönetim, istenmeyen etkileri önlemek ve fırsatları değerlendirmek için riskleri belirlemelidir.
• Soru: Risk temelli düşünmeyi organizasyon genelinde nasıl teşvik ediyorsunuz?
◦ Dayanak: Madde 5.1.1 (d). Üst yönetim, risk temelli düşünmenin kullanımını teşvik etmelidir.
6. Kaynak Yönetimi
• Soru: Sistemin işlemesi için gerekli kaynakları (insan, altyapı, bütçe) sağladığınızı nasıl garanti ediyorsunuz?
◦ Dayanak: Madde 5.1.1 (e) ve 7.1. Kaynakların varlığını güvence altına almak yönetimin görevidir,.
7. Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG)
• Soru: Sistemi ne sıklıkla gözden geçiriyorsunuz? Son toplantıda hangi iyileştirme kararlarını aldınız?
◦ Dayanak: Madde 9.3. Üst yönetim, sistemin uygunluğunu ve etkinliğini planlı aralıklarla gözden geçirmeli ve çıktılar üretmelidir (kaynak ihtiyacı, iyileştirme fırsatları vb.),.
——————————————————————————–
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
S1: Yönetim Temsilcisi benim yerime cevap verebilir mi? Hayır. ISO 9001:2015 standardında “Yönetim Temsilcisi” zorunluluğu kaldırılmıştır ve bu rolün sorumlulukları dağıtılmıştır. Çizelge A.1’de belirtildiği üzere, tek bir yönetim temsilcisi şartı yoktur. Denetçi, Liderlik (Madde 5) sorularını doğrudan en üst yöneticiye sorar.
S2: Standart maddelerini ezbere bilmek zorunda mıyım? Hayır. Denetçiler sizden madde numaralarını ezberlemenizi beklemez. Kendi işinizi, stratejinizi, risklerinizi ve kalite hedeflerinizi kendi cümlelerinizle anlatmanız yeterlidir ve daha değerlidir.
S3: “Hesap verilebilirlik” ne anlama gelir? Madde 5.1.1 (a) gereği hesap verilebilirlik, sistem başarısız olduğunda veya hedefler tutmadığında sorumluluğu üstlenmek demektir. “Benim haberim yok, kalite müdürü bakıyordu” demek bir uygunsuzluktur.
S4: Görev ve yetkileri kim belirler? Madde 5.3 gereği, organizasyon içindeki ilgili görevler için yetki ve sorumlulukların belirlenmesi, duyurulması ve anlaşılması üst yönetimin sorumluluğundadır.
S5: Denetim ne kadar sürer? Üst yönetimle yapılan görüşme genellikle 30-60 dakika sürer. Ancak bu süre, yönetimin konuya hakimiyetine ve verdiği cevapların tatmin ediciliğine göre değişebilir.
——————————————————————————–
Sonuç
ISO 9001:2015 denetimlerinde üst yönetim, “imza atan makam” değil, “sistemi yöneten lider” olarak değerlendirilir. Denetçiye verilecek en iyi cevaplar; ezberlenmiş politika metinleri değil, şirketin hedeflerini, risklerini ve bağlamını anlatan samimi ve stratejik açıklamalardır.