Geleneksel işletme yapılarında personel eğitimleri, işler yoğun olduğunda ilk iptal edilen veya bütçesi kesilen kalemlerin başında gelir. Ancak TS EN ISO 9001:2015, bu yaklaşımı temelden sarsan bir yapı getirmiştir. Yeni standart, üst yönetimi (Liderlik) Kalite Yönetim Sistemi’nin (KYS) etkinliği için doğrudan “hesap verilebilir” tutar.
Peki, patronun veya genel müdürün sistemin başarısından şahsen sorumlu olması, personelin eğitim ve yetkinlik süreçlerini nasıl etkiler? Bu makalede, liderlik ve yetkinlik arasındaki kritik bağı inceleyeceğiz.
1. Eğitim “Maliyet” Değil, “Zorunlu Kaynak” Olur
Eski anlayışta eğitim bir gider kalemiydi. Ancak ISO 9001:2015 Madde 5.1.1 (e) uyarınca üst yönetim, “kalite yönetim sistemi için gerekli kaynakların varlığını güvence altına almak” zorundadır. Personel, sistemin en önemli kaynağıdır (Madde 7.1.2). Üst yönetim hesap verilebilir olduğunda, personelin yetersizliğinden kaynaklanan bir hatada “Bütçemiz yoktu, eğitemedik” mazeretine sığınamaz. Bu nedenle yönetim, gerekli eğitim bütçesini ve zamanını sağlamak zorunda kalır.
2. “Eğitim” Yerine “Yetkinlik” Odaklılık
Üst yönetim, sadece eğitimin verildiğini değil, personelin “yetkin” (kompetan) olduğunu garanti etmelidir. Madde 7.2 gereği kuruluş; çalışanların eğitim, öğrenim veya tecrübe temelinde yetkin olduğunu güvence altına almalıdır. Hesap veren bir lider, personelin sadece bir seminere katılıp imza atmasıyla ilgilenmez; o personelin işi yapacak yetkinliğe ulaşıp ulaşmadığıyla (etkinlik) ilgilenir. Çünkü iş sonuçlarından kendisi sorumludur.
3. Çalışanların Katılımı ve Motivasyon
Standardın 5.1.1 (h) maddesi, üst yönetimin “kalite yönetim sisteminin etkinliğine katkı sağlayacak kişilerin katılımını sağlaması, yönlendirmesi ve desteklemesi” gerektiğini belirtir. Liderlik, çalışanlara “Siz önemlisiniz ve gelişiminizi destekliyoruz” mesajını verdiğinde, eğitimler angarya olmaktan çıkar. Yönetimin desteğini hisseden çalışan, aldığı eğitimi işine yansıtma konusunda daha istekli olur.
4. Farkındalık ve Stratejik Uyum
Personel neyi, neden yaptığını bilmelidir. Madde 7.3 (Farkındalık), çalışanların kalite politikasının ve hedeflerinin farkında olmasını şart koşar. Hesap verilebilir üst yönetim, eğitimleri şirketin stratejik yönü ile uyumlu hale getirir. Eğitimler rastgele seçilmez; şirketin hedeflerine (Madde 6.2) ulaşması için gerekli olan beceri açıklarını kapatmak üzere planlanır.
5. Etkinliğin Değerlendirilmesi
Yöneticiler genellikle “Eğitim verdik bitti” derler. Ancak standart, “ihtiyaç duyulan yetkinliğin kazanılması için gerekli faaliyetlerin yapılmasını ve bu faaliyetlerin etkinliğinin değerlendirilmesini” (Madde 7.2-c) şart koşar. Üst yönetim hesap verilebilir olduğu için, yapılan yatırımın geri dönüşünü görmek ister. Bu, eğitim sonrası sınavlar, performans takibi veya iş başı gözlemleri gibi yöntemlerle eğitimin işe yarayıp yaramadığının ciddi şekilde analiz edilmesini sağlar.
——————————————————————————–
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
S1: Eğitimleri bizzat üst yönetim mi vermelidir? Hayır. Üst yönetim eğitimleri vermek zorunda değildir. Ancak eğitim ihtiyaçlarının doğru belirlendiğini, gerekli bütçenin sağlandığını ve eğitimlerin amacına ulaştığını güvence altına almakla (hesap vermekle) yükümlüdür.
S2: Sadece sertifikalı eğitimler mi geçerlidir? Hayır. Standart “eğitim, öğrenim veya tecrübe” der. Kurum içi “iş başı eğitimleri”, “mentörlük” veya tecrübe aktarımı da yetkinlik kazandırma yöntemidir. Önemli olan, kişinin işi yapabilir hale geldiğinin kanıtlanmasıdır (dokümante edilmiş bilgi).
S3: Personel yetersizse fatura kime kesilir? ISO 9001:2015 mantığına göre, eğer personel yetersizse ve bu durum kaliteyi etkiliyorsa, sorumlu üst yönetimdir. Çünkü ya doğru personeli işe almamış (Madde 7.1.2) ya da gerekli yetkinliği kazanması için kaynak (eğitim) sağlamamıştır,.
S4: Hesap verilebilirlik eğitim bütçesini nasıl etkiler? Olumlu etkiler. Üst yönetim, sistemin etkinliği için hesap vereceği için, riskleri azaltmak adına personelin yetkinliğini artırmak zorundadır. Bu da eğitimi, “kesilecek ilk gider” listesinden çıkarıp “stratejik yatırım” listesine alır.
S5: Eğitim kayıtlarını saklamak zorunda mıyız? Evet. Madde 7.2 (d) uyarınca, yetkinliğin kanıtı olarak uygun dokümante edilmiş bilgi muhafaza edilmelidir. Bu kayıtlar, denetimlerde personelin o iş için ehil olduğunu ispatlar.
——————————————————————————–
Sonuç
ISO 9001:2015 ile birlikte eğitim süreçleri, İK departmanının dosyalama işleminden, üst yönetimin stratejik yönetim aracına dönüşmüştür. Liderliğin ve hesap verilebilirliğin olduğu yerde, sürekli öğrenen ve yetkinleşen bir organizasyon kültürü kaçınılmazdır.